Jak zorganizować konferencję?

Organizacja konferencji firmowej jest zadaniem, przed którym wcześniej, czy później stanie niemal każdy pracownik działu personalnego, marketingu, czy PR. Można sobie z tym zadaniem świetnie poradzić. Pamiętać jednak należy, że kluczem do sukcesu jest właściwe planowanie i organizacja.

Tak naprawdę trzeba zacząć od pytania, co wyróżnia dobrą konferencję? Obok przygotowania merytorycznego prelegentów i doskonale wyselekcjonowanej tematyki ważne są rzeczy związane z wrażeniami po samym evencie. Należą do nich: zapał, entuzjazm, pozytywne nastawienie do nowych obowiązków i dobre humory po powrocie do pracy. Wiele osób potwierdza, że w dalszej kolejności ważne są również anegdoty urastające wraz z upływem czasu do rangi firmowej legendy i spływające do organizatorów słowa podziękowania i pytania o termin następnego spotkania. – To wszystko może  świadczyć o tym, że organizator stanął na wysokości zadania zarówno jeśli chodzi o atrakcje w czasie wolnym, jak i samą część konferencyjną - mówi Marta Sznura z Agencji Eventowej Trygon, która zajmuje się organizowaniem różnego typu konferencji.

Pierwsze kroki
Baza ośrodków, w których można zorganizować konferencję jest bardzo bogata i różnorodna.
W zależności od potrzeb i kategorii cenowych można wybrać naprawdę dogodne miejsce, tym bardziej, że oferta jest bardzo szeroka: od zabytkowych zamków, poprzez nowoczesne SPA, do sielskiej agroturystyki. Na co warto zwrócić uwagę?
Dogodny dojazd dla uczestników konferencji z każdej części Polski to jedno z podstawowych kryteriów. Dzisiaj, kiedy tak mało mamy wolnego czasu, starajmy się planować go racjonalnie również w imieniu innych. Jeśli specjalnie nie zależy nam na korzystaniu z uroków np.: sportów zimowych, nie planujmy wyjazdu w góry, kiedy znaczna część współpracowników musi dojechać z wybrzeża. Do czasu konferencji będą musieli doliczyć sobie uciążliwy dojazd. Pamiętajmy też, że dobre ośrodki rezerwuje się z dużym wyprzedzeniem.

Hotel to nie tylko nocleg
Wybierając hotel pytajmy nie tylko o liczbę pokoi jedno- i dwuosobowych, w których zamierzamy zakwaterować naszych gości. Liczy się również możliwość skorzystania z sal konferencyjnych, parkingu, atrakcji hotelowych. Warto od początku ustalić nie tylko cenę grupową za noclegi i wyżywienie, ale i uzgodnić w jaki sposób hotel będzie rozliczał np.: odwołane w ostatniej chwili rezerwacje. Koniecznie też trzeba wiedzieć, czy np.: nie ma innych głośnych imprez tego samego dnia. Huczne wesele w sali obok skutecznie odciągnie uwagę od nawet najbardziej atrakcyjnej prezentacji. Elastyczne podejście na tym etapie rezerwacji dobrze wróży powodzeniu całego przedsięwzięcia. Jeśli obsługa hotelu reaguje zniecierpliwieniem, znużeniem, łatwo przewidzieć, co się stanie w przypadku różnych nieprzewidzianych wypadków, które zawsze pojawiają się na każdym dużym spotkaniu.
Ważne jest też zaplecze techniczne. Sprawdźmy nagłośnienie sali, możliwość jej podziału na mniejsze pomieszczenia, ewentualnie ilość dodatkowych sal, kiedy zajdzie potrzeba np.: pracy w mniejszych grupach.  Standardem powinny być: rzutnik, głośniki, mikrofony bezprzewodowe, mikroporty, kamera, laptop, pracownik oddelegowany do obsługi technicznej i dobry serwis kawowy – dodaje Marta Sznura (trygon.pl).

Przez żołądek do serca
Nie wahajmy się poprosić o przygotowanie dań degustacyjnych. Zazwyczaj ośrodki konferencyjne mają już opracowane przykładowe menu, ale jeśli zależny nam na czymś oryginalnym, nalegajmy na przygotowanie czegoś specjalnie dla nas.
Gotowanie na żywo po oficjalnej części spotkania, wspólne gotowanie z gwiazdą, czy możliwość degustacji bardziej wyszukanych potraw to też sposoby na uatrakcyjnienie pobytu konferencyjnego. Ponieważ sporo osób jest dziś na różnych dietach, koniecznie należy uwzględnić w menu również potrawy bezmięsne.

Jakość przede wszystkim
Dotyczy to nie tylko samej prezentacji, na której treść organizator spotkania ma ograniczony wpływ. Powodzenie części konferencyjnej w dużej mierze zależy również od umiejętności wystąpień publicznych poszczególnych prelegentów. Liczy się sugestywny głos, odpowiednia mowa ciała, stosowny strój, entuzjazm i tzw.  pozytywna aura.
Organizator spotkania może a nawet powinien zadbać o maksymalny komfort mówców. Należy więc wcześniej poprosić o prezentacje, sprawdzić, jak otwierają się na hotelowym sprzęcie, czy są czytelne z każdego zakątka sali, która powinna mieć możliwość zaciemnienia. To samo dotyczy nagłośnienia. Upewnijmy się, że osoby siedzące z tyłu, będą miały możliwość  komfortowego wysłuchania wystąpienia. Osoby występujące powinny też mieć możliwość wcześniejszego obejrzenia sali konferencyjnej. Krótka próba bez udziału publiczności pozwoli im oswoić się z salą, co ma duże znaczenie dla mniej doświadczonych mówców.

Czas po konferencji
Przyjęło się, że czas po konferencji często jest wykorzystywany na integrację. Wiele ośrodków konferencyjnych dysponuje dość atrakcyjną ofertą w tym zakresie. Może to być np.: gra terenowa, koncert z dyskoteką, paintball itp. Jeśli nie zamierzamy dodatkowo obciążać budżetu pozycjami z zakresu team buildingu, to zagwarantujmy swoim gościom możliwość korzystania z zaplecza hotelowego np.: basenu, SPA, boisk sportowych, wypożyczalni kajaków, czy rowerów, tak aby każdy z uczestników mógł czas wolny przeznaczyć na odpoczynek zgodnie ze swoimi upodobaniami.
Dla wielu firm idealnie zorganizowana konferencja może okazać się wizytówką i okazją do zdobycia wielu ważnych kontaktów. Dlatego też trzeba zadbać o to, by była ona dopięta na przysłowiowy ostatni guzik.