Jak wdrożyć RODO w firmie? To prostsze niż myślisz

Zmiany dotkną wszystkich. Zarówno wielkie korporacje, jak i małe rodzinne firmy. 25 maja br. wchodzi w życie RODO, czyli nowe rozporządzenie unijne dotyczące ochrony danych osobowych. Jak je wdrożyć? Jak zapewnić bezpieczeństwo danych w firmie? I jak uniknąć wysokich kar?

To największa zmiana w zakresie regulacji ochrony danych osobowych od lat. Właścicielom danych, czyli konsumentom, zostaną nadane nowe uprawnienia. Głównym celem RODO jest wszak potwierdzenie, że ochrona danych osobowych jest podstawowym prawem każdego obywatela. Problem, pojawia się po stronie tych, którzy są w posiadaniu takich danych. Będą oni zobligowani do realizowania nowych obowiązków. Ale to nie koniec, bo rewolucja nastąpi także w zakresie sankcji za nieprzestrzeganie przepisów. Mają być skuteczne, a tym samym bardzo dotkliwe. Co gorsza, organ nadzoru będzie mógł nakładać wysokie administracyjne kary pieniężne bez wcześniejszego wezwania do zastosowania tzw. środków naprawczych. Czyli tłumaczenia „nie wiedziałem” lub „poprawię się” – z pewnością nie przejdą.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Jakie i dla kogo?

Do nowej regulacji muszą dostosować się firmy, które gromadzą i wykorzystują informacje dotyczące osób fizycznych. Mowa zatem o takich podmiotach, które w jakikolwiek sposób zbierają i przetwarzają dane osobowe dotyczące swoich pracowników lub klientów: począwszy od wielkich korporacji, przez jednoosobowe przedsiębiorstwa, po sklepy internetowe.

Oznacza to, że od 25 maja br., niemal wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek dobrać takie rozwiązania organizacyjne i techniczne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych w firmie. Co ich czeka? Nie tylko zmiana w dokumentacjach i klauzulach, ale też wdrożenie odpowiedniej infrastruktury IT, zweryfikowanie wewnętrznych procesów pod kątem bezpieczeństwa informacji i przeszkolenia pracowników.

Nie wiesz od czego zacząć? Sprawdź ofertę RODO

Jeśli masz firmę, a dotychczas nie wgłębiłeś się w nowe, unijne przepisy - to najwyższy czas się tym zająć. Tylko pytanie: od czego zacząć? Jeśli nie masz pojęcia, jak prawidłowo wdrożyć RODO, możesz skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. W ostatnim czasie na rynku powstało wiele firm, które oferują pomoc w tym zakresie. Tylko jak wybrać tę najlepszą?

Po pierwsze sprawdź ofertę. Aby zyskać komfort podczas ewentualnej kontroli organu nadzoru, a przede wszystkim pewność, że nie grozi Ci widmo kary za zaniedbania i procedury niespełniające wymogów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, wybierz taką firmę, która oferuje w tym zakresie kompleksową usługę.

Co powinno się w niej znaleźć? Przede wszystkim przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa informacji w twojej firmie, następnie sformułowanie zaleceń i – co ważne – pomoc przy ich wdrożeniu. Dobrze, gdy w ofercie znajdziemy też przeprowadzanie grupowego bądź indywidualnego szkolenia RODO. Pamiętaj, wszyscy pracownicy, którzy mają w twojej firmie dostęp do danych osobowych, muszą je przejść.

Po drugie, sprawdź kto się zajmie twoją firmą. Aby spać spokojnie, dowiedz się komu powierzasz wdrożenie RODO. Zyskaj pewność, że usługa będzie wykonana przez prawdziwych specjalistów. Taką usługę powinny świadczyć osoby o wykształceniu prawniczym i odpowiedniej wiedzy z zakresu IT. A już najlepiej byłoby, gdyby byłyby to osoby pełniące w spółkach funkcję ABI, czyli Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Informacje o kadrze powinieneś możesz znaleźć na stronie internetowej: itls.pl.

Po trzecie, aby spać spokojnie, postaw na dłuższą współpracę. Jeśli ochrona danych osobowych to nie jest twój konik, postaw na firmę zewnętrzną z bogatym doświadczeniem, która poradzi sobie nie tylko w pierwszym etapie wdrażania RODO, ale pozostanie z Twoją firmą na dłuższy czas. Sprawdź, czy w ofercie znajdziesz funkcję administratora bezpieczeństwa i bieżące doradztwo.

I pamiętaj, że dostosowanie się do nowych przepisów to nie tylko przykry obowiązek. Przy stałym wsparciu profesjonalistów, zwiększysz poziom bezpieczeństwa posiadanych zbiorów danych osobowych, a tym samym wiarygodność wobec swoich klientów, partnerów biznesowych oraz instytucji publicznych.