Biała lista podatników VAT - rekomendacje do stworzenia Twojej procedury

Od dnia 1 stycznia 2020 roku stosowanie białej listy podatników VAT jest dla podatników obowiązkowe. Za dokonanie czynności (określonych płatności) bez koniecznego nowego narzędzia finansowo – podatkowego, grożą dotkliwe konsekwencje. Dlatego warto zaplanować wprowadzenie odpowiednich procedur zapewniających, aby zawsze w sytuacjach przewidzianych przepisami, biała lista podatników VAT została odpowiednio uruchomiona przez podatnika lub upoważnionego przez niego pracownika (działu). Rekomendacje dla dobrych praktyk mogą zostać zastosowane w każdym nowym podmiocie, bez konieczności zakupu dodatkowych programów komputerowych.

Po pierwsze – zrozumienie zasad działania systemu

W celu stworzenia działającej i skutecznej procedury, należy zrozumieć zasady działania nowych obowiązków dotyczących białej listy podatników VAT oraz grożące podatnikom konsekwencje. Jest to najskuteczniejsza metoda przejścia od zrozumienia systemu, aż do jego wdrożenia. Biała lista VAT jest specjalnym wykazem danych, o czynnych podatnikach VAT. Jedną z informacji, które można sprawdzić w ramach tej bazy danych, jest numer rachunku bankowego danego podmiotu gospodarczego. Wprowadzone obowiązki polegają na konieczności weryfikacji tego numeru rachunku bankowego, w przypadku każdej płatności przekraczającej 15 000 zł. Jeżeli podatnik nie dokona prawidłowej weryfikacji i przekaże środki pieniężne na zły numer rachunku, poniesie dwuetapowe konsekwencje przewidziane przez ustawodawcę.

Sankcje i kary

Pierwszą karą za dokonanie przelewu bez odpowiedniego wykorzystania białej listy podatników VAT, jest niemożliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu danego przedsiębiorstwa. To oznacza w praktyce, że przedsiębiorca, który dokona płatności na niezweryfikowany w ramach listy numer rachunku musi liczyć się z tym, że ten zakup nie będzie mógł stanowić podstawy do zmniejszenia jego podatku dochodowego, czy podatku od towarów i usług. Po drugie - jeżeli w ramach współpracy partner biznesowy okaże się nieuczciwym podatnikiem i nie zapłaci z tytułu transakcji odpowiednio zobowiązań podatkowych podatku VAT, kupujący może odpowiadać z nim solidarnie wobec organów podatkowych. W praktyce oznacza to więc możliwość zapłacenia dodatkowo wysokości podatku VAT do urzędu skarbowego.

Wprowadzenie procedur w przedsiębiorstwie

Aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji związanych z nieprawidłowym zastosowaniem lub niezastosowaniem białej listy podatników VAT, należy wprowadzić dodatkowe czynności w przedsiębiorstwie, takie jak:

1. W pierwszej kolejności, podatnik powinien określić, kto w jego firmie odpowiedzialny jest za dokonywanie płatności i przelewów (w tym tych w szczególności przekraczających kwotę graniczną 15 000 zł);
2. Następnie, zobligować te osoby / osobę lub siebie, do zapoznania się z pełnymi zasadami oraz przepisami dotyczącymi białej listy podatników VAT;
3. Przed dokonaniem jakiegokolwiek przelewu powyżej kwoty 15 000 złotych, osoba dokonująca płatności winna zweryfikować podany na fakturze numer rachunku bankowego kontrahenta, w ramach wykazu białej listy podatników VAT – można to zrobić zarówno na stronach Ministerstwa, CEIDG jak i w specjalnie przygotowanych wyszukiwarkach znanych podatnikom programów księgowo – rozliczeniowych;
4. Dowód dokonania weryfikacji (w formie elektronicznej lub papierowej) powinien zostać zachowany do ewentualnych celów dowodowych;
5. Rekomenduje się wprowadzenie dodatkowej weryfikacji płatności. Ustawodawca przewidział, że w przypadku błędnego przelewu, możliwe jest jeszcze uniknięcie konsekwencji, jeżeli podatnik zgłosi tę czynność w ciągu 3 dni, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.