Jak wygląda cykl życia dokumentu w firmie?

Dokumenty są uwieńczeniem naszej pracy. Niezależnie od tego, czy są papierowe, czy cyfrowe, zapewniają wgląd w status procesu i podjęte działania. Pokazują na przykład, czy dokument jest nadal przetwarzany, czy już został wydany, czy można go skomentować, czy może nie można już wprowadzać w nim zmian. Dokumenty przechodzą przez cykl, który może obejmować różne etapy w zależności od ich typu, formatu i przeznaczenia. Ponadto firmy przetwarzają dokumenty zgodnie ze swoją strukturą organizacyjną i leżącymi u jej podstaw procesami biznesowymi, definiując w ten sposób unikalny cykl. Aby znaleźć odpowiednie i wydajne rozwiązanie do pracy z dokumentami cyfrowymi, należy krok po kroku przejść przez cykl życia dokumentu i sprawdzić, czy wybrane oprogramowanie zapewnia wszystkie niezbędne funkcje w procesie.

Czym jest cykl życia dokumentu?

Cykl życia dokumentu opisuje różne fazy przetwarzania dokumentu — od jego generowania i przetwarzania do wymaganej archiwizacji i zniszczenia. Istnieje cykl życia dokumentu analogowego, cykl życia dokumentu cyfrowego i forma mieszana. Jednak poszczególne fazy prawie się od siebie nie różnią. Różnica między cyklem życia dokumentów analogowych i cyfrowych staje się znacznie wyraźniejsza na podstawie trybów przetwarzania i możliwości współpracy. W cyklu życia dokumentów analogowych wiele etapów przetwarzania odbywa się ręcznie, a dokumenty przekazywane są z rąk do rąk. Dokumenty są drukowane, skanowane lub składane na stanowisku pracy innej odpowiedzialnej osoby. O status takiego dokumentu trzeba się dopytywać. Dokumenty są przechowywane w folderach, a ich niszczenie odbywa się na odpowiedniej maszynie. Jeśli w dokumencie zostaną wprowadzone zmiany, wiele czynności należy powtórzyć, co może wpłynąć na znaczne opóźnienia. W przypadku cyfrowego cyklu życia dokumentu ręczne kroki pośrednie można zautomatyzować. Automatyzując taki proces, definiuje się stałe zasady co do tego, jak ma przebiegać i kto ma być w niego zaangażowany.

Sześć faz cyklu życia dokumentu

Cykl życia dokumentu dzieli się na sześć etapów. W każdej fazie istnieje pozycja dokumentu i odpowiadający jej status, który jest zmiennie definiowany w cyklu życia dokumentu. Zależą one od wymagań firmy dotyczących pracy nad dokumentami i indywidualnego obiegu dokumentów, a także od jego rodzaju i celu przetwarzania. Każdy etap przetwarzania wiąże się również ze specjalnymi wymaganiami dotyczącymi zarządzania danymi oraz uprawnieniami i przypisanymi rolami. W rezultacie cykl życia dokumentu cyfrowego obejmuje następujące kroki:

1. Tworzenie lub generowanie dokumentu

Na tym etapie dokument jest tworzony, lub dociera do firmy (pocztą, faksem, skanem lub e-mailem). Może być utworzony ręcznie przez użytkownika – na papierze, na monitorze lub na urządzeniu mobilnym – lub automatycznie z różnych źródeł i danych. Jest to możliwe dzięki coraz lepszemu oprogramowaniu do automatycznego rozpoznawania tekstu (OCR) i przechwytywania danych oraz elektronicznego przetwarzania dokumentów. Do tworzenia dokumentu na komputerze, używane jest dodatkowe oprogramowanie, na przykład Microsoft Word, PowerPoint lub Excel, w zależności od typu dokumentu. Po utworzeniu dokument trafia do centralnej lokalizacji, gdzie jest przygotowywany do dalszego przetwarzania.

2. Edycja, udostępnianie i indeksowanie treści

Podczas gdy tylko jeden użytkownik jest często zaangażowany w pierwszy etap, kilku użytkowników może współpracować ze sobą w drugim etapie. Dzięki temu, dane i zawartość dokumentu mogą być wykorzystywane przez innych, a także koordynowane, przekazywane, dokumentowane i indeksowane. Oznacza to, że zmiany w dokumencie mogą być wprowadzane równolegle lub kolejno przez kilka osób, nawet należących do różnych działów. Na tym etapie cyklu, zabezpieczenie wersji dokumentu, wersjonowanie, synchronizacja i zarządzanie zmianami odgrywają ważną rolę w zapewnianiu bezpieczeństwa i przejrzystości procesu współpracy. Aby to osiągnąć, konieczne jest sprawne wyszukiwanie (pełnotekstowo lub przez metadane), regulowany zbiór danych oraz ustrukturyzowane przetwarzanie danych i kontrola dostępu. W cyfrowym cyklu życia dokumentów możliwe jest również powiązanie danych i dokumentów podrzędnych, a także wydruków i informacji w innych systemach oraz przechowywanie ich w katalogach roboczych. W ten sposób systematycznie wzrasta użyteczność dokumentu dla firmy.

3. Rozpowszechnianie dokumentu

Po zakończeniu wewnętrznych przygotowań i edycji dokument jest ponownie wprowadzany w obieg dokumentów. To, czy jest udostępniany wewnętrznie, czy też ma być udostępniany partnerom zewnętrznym, ma drugorzędne znaczenie. Decydującym czynnikiem jest to, że wersja została wydana i wszystkie poprzednie kroki zostały zakończone. W ten sposób strony odpowiedzialne udostępniają dokument dalej, w zależności od jego rodzaju i przeznaczenia. Dokumenty czysto informacyjne, takie jak na przykład instrukcje obsługi lub notatki, są przechowywane przez osoby zaangażowane w plikach elektronicznych, podczas gdy umowy lub faktury do zapłaty przechodzą przez bardziej złożone procesy biznesowe i łączą wiele zaangażowanych działów i pracowników. W najlepszym przypadku jest to obsługiwane przez oprogramowanie, które uruchamia wszystkie kroki pośrednie na podstawie zdefiniowanego procesu, sprawdza i zapisuje wersje dokumentów oraz uzyskuje wydania zgodnie z macierzą wydań. Ręczne kroki pośrednie wprowadzają w tym momencie wiele niepewności i nieefektywności w cykl życia dokumentu. Ponadto treść powinna być dostępna w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca – co jest prawie niemożliwe w przypadku procesu papierowego. Z drugiej strony systemy zarządzania dokumentami lub systemy zarządzania przepływem pracy umożliwiają dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, przez przeglądarkę internetową lub przez dedykowaną pamięć podręczną dokumentów. Ponadto ponowne zgłoszenia do odpowiedzialnych pracowników są planowane i wykonywane automatycznie, eliminując potrzebę żmudnych zapytań.

4. Aktywne korzystanie z dokumentu

Czwarta faza określa, w jaki sposób użytkownicy uzyskują dostęp do dokumentu i jego zawartości oraz jak z niego korzystają. Dostęp może być stały lub po prostu zdefiniowany, wersje dokumentu mogą być wielokrotnie odzyskiwane, a upoważnienia do odczytu, zapisu i udostępniania mogą być przechowywane. W tej fazie mogą również wystąpić zmiany w dokumencie. Jednak cykl życia dokumentu jest zaprojektowany w taki sposób, że dokument wraca do fazy trzeciej, przy kolejnej edycji, a faza czwarta rozpoczyna się dopiero z wersją ostateczną. Gwarantuje to, że wszystkie zmiany są dokumentowane bez luk i przechowywane w sposób umożliwiający śledzenie (zmiana, czas zmiany, procesor). W cyklu życia dokumentów papierowych ta faza jest szczególnie trudna, ponieważ identyfikowalność i jednoznaczność są utrudnione. Nie zawsze jest jasne, która wersja jest aktualna lub wydana, czy wszystkie strony odpowiedzialne zakończyły edycję lub, czy wszystkie komentarze są ostateczne. Systemy cyfrowe wspierają firmę, zwłaszcza w przypadku dokumentów prawnych i chronią przed manipulacją i późniejszymi zmianami.

5. Archiwizacja odporna na audyt

Gdy wszystkie odpowiedzialne osoby zakończą odpowiednie etapy przetwarzania, a dokument zostanie odpowiednio rozpowszechniony, jego użyteczność spada. Z tego powodu faza przetwarzania dokumentu w cyklu życia dokumentu często kończy się długoterminową, odporną na audyty archiwizacją lub po prostu zwykłą archiwizacją. Gwarantuje to, że dokument jest przechowywany zgodnie z obowiązującymi wytycznymi dla typu dokumentu i pozostaje chroniony przed dalszą manipulacją. Archiwa w formie papierowej chronią przed późniejszą modyfikacją dokumentu, ale utrudniają wyszukiwanie określonych plików oraz ich niszczenie lub odnawianie w odpowiednim czasie. System do obiegu dokumentów i zarządzania treścią eliminuje te przeszkody i zapewnia takie samo bezpieczeństwo jak archiwum dokumentów papierowych. Ponadto, przechowuje każdy dokument w archiwum cyfrowym zgodnie z odpowiednimi wymogami prawnymi i terminami usunięcia. Każdy dostęp do dokumentu jest automatycznie dokumentowany, a dzięki zintegrowanej opcji pełnotekstowego wyszukiwania słów kluczowych dokument można znaleźć w kilka sekund i udostępnić z archiwum. Jeśli osoby odpowiedzialne nadal potrzebują dokumentu po jego zapisaniu, mogą uzyskać do niego szybki dostęp z archiwum cyfrowego.

6. Zgodne z prawem usuwanie/niszczenie lub anonimizacja dokumentów

Przechowywanie dokumentu zgodne z wymogami audytu jest często powiązane ze zgodnym z prawem usunięciem. Jednak, zwłaszcza w firmach, które pracują z archiwami papierowymi, w tym momencie mogą wystąpić opóźnienia. Dokumenty są nadal zatrzymywane, mimo że mogły już zostać usunięte lub co gorsza, zaginęły, mimo że nadal mogą być potrzebne. Dlatego w końcowej fazie cyklu życia dokumentu zgodne z prawem usunięcie lub zniszczenie dokumentu określa, kiedy dokument przestaje być używany, lub dostępny. Archiwa cyfrowe przejmują to zadanie, automatycznie i trwale usuwając dokument wraz z towarzyszącymi mu danymi.

Co wyróżnia cyfrowy obieg dokumentów?

Cykl życia dokumentu cyfrowego opiera się na fazach cyklu życia dokumentu analogowego, ale optymalizuje je dzięki zautomatyzowanym procesom, co otwiera nowe możliwości.
Największą różnicą pomiędzy fazami cyklu dokumentu analogowego i cyfrowego jest to, że dokument cyfrowy ma dane, które są już ustrukturyzowane. Dzięki danym ustrukturyzowanym dokument jest automatycznie indeksowany i można go dalej przetwarzać w cyfrowym cyklu życia dokumentu. Aby móc odwzorować te kroki za pomocą oprogramowania, różne działy firmy, wewnętrznie i zewnętrznie używane systemy i aplikacje muszą zostać ze sobą zintegrowane, a zakłócenia między systemami muszą zostać zredukowane w możliwie największym stopniu — na przykład za pomocą platformy do digitalizacji.