Metody zabezpieczania poufnych informacji podczas niszczenia dokumentów

Niszczenie dokumentów ma na celu ochronę wszelkich danych tak, by nie wpadły one w ręce osób niepowołanych. Stosowane powszechnie metody nie stanowią jednak odpowiedniego zabezpieczenia, które byłoby zgodne ze standardami. Jak postępuje się z dokumentacją poufną podczas profesjonalnego niszczenia dokumentów?

Dlaczego należy stosować metody zabezpieczania informacji poufnych?

Wydaje się, że już sam proces niszczenia dokumentów pozwala trwale usunąć informacje poufne. Niestety, takie przeświadczenie w przypadku domowych sposobów jest błędne, ponieważ:

• ścinki wychodzące z niszczarki mogą okazać się na tyle duże, że odtworzenie danych nie będzie stanowiło większego problemu,
• zutylizowane materiały są wyrzucane do koszy, do których można uzyskać łatwy dostęp,
• transport materiałów do miejsca, w którym znajduje się niszczarka, nie jest zabezpieczony.

Podobnie w przypadku informacji przechowywanych w formie cyfrowej. Sytuacja, w której osoba postronna wchodzi w posiadanie danych poufnych, może okazać się bardzo niebezpieczna - istnieje bowiem ryzyko kradzieży tożsamości bądź wykorzystania informacji firmowych w szkodliwy dla marki sposób. Ważna jest więc demagnetyzacja, o której więcej przeczytasz na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/.

Jak zabezpieczać informacje poufne w procesie niszczenia dokumentów?

Procedura zabezpieczania informacji poufnych zaczyna się tak naprawdę już w momencie przekazania dokumentów do utylizacji. Należy je transportować w taki sposób, aby żaden element nie został zgubiony lub nie padł kradzieży. Następnie przechodzą one procedurę niszczenia - musi ona spełniać normy, wśród których najważniejszą jest ISO 21964. Profesjonalne firmy stosują m.in. niszczarki o podwyższonych stopniach bezpieczeństwa P-3 i P-4. Więcej na temat całej procedury można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/masowe-niszczenie-dokumentow/. Warto zwrócić też uwagę na fakt, iż zupełnie inaczej przebiega niszczenie dokumentów cyfrowych. W tym przypadku należy nie tylko zutylizować nośnik, ale też, jak wspomniano wyżej, zdemagnetyzować.

Masowe niszczenie dokumentów — jak zrobić to bezpiecznie?

Przedsiębiorstwa najczęściej gromadzą znaczną ilość dokumentacji papierowej, którą po kilku latach trzeba zutylizować. Samodzielne niszczenie jest nie tylko trudne i czasochłonne, ale również nie zapewnia odpowiedniego stopnia ochrony. Aby nie wywozić dokumentów poza firmę, można skorzystać z usługi mobilnej niszcarki - więcej o niej tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/mobilne-niszczenie-dokumentow/. Warto pamiętać, że osoba, która otrzymuje do dyspozycji dokumenty, staje się za nie w pełni odpowiedzialna aż do momentu zakończenia utylizacji. Dlatego firmy coraz częściej korzystają z pomocy podmiotów zewnętrznych. O ile obecnie dokumenty przechowywane są przeważnie w formie cyfrowej, o tyle te archiwizowane mają jeszcze formę papierową. Obowiązkiem posiadacza jest zutylizowanie ich w taki sposób, aby informacje poufne nie wyciekły.