Wynajem sali konferencyjnej – na co zwrócić uwagę?

Prowadzenie firmy czasem wiąże się z koniecznością zorganizowania konferencji, aby przedstawić swoją ofertę szerszemu gronu lub przeprowadzić szkolenie. Jeśli chcesz się pokazać z jak najlepszej strony, wynajmij dobrze wyposażoną salę konferencyjną w atrakcyjnej lokalizacji. Podpowiadamy, na co należy zwrócić uwagę, aby dokonać najlepszego wyboru.

Wielkość sali konferencyjnej

Najważniejszą kwestią jest wielkość sali konferencyjnej. Wszyscy Twoi goście muszą się w niej zmieścić i czuć się komfortowo. Sala konferencyjna nie może być też za duża ze względu na zbyt duże rozproszenie uczestników i utrudnioną integrację. Jeśli organizujesz spotkanie dla kilku osób, wybierz kameralną, dobrze wyposażoną salę konferencyjną, np. w warszawskim Beyond Office. Weź też pod uwagę możliwość dostosowania liczby miejsc w pomieszczeniu do liczby uczestników. Ostatecznie warto wybrać salę konferencyjną z delikatnym zapasem miejsc, dzięki czemu goście będą czuli się swobodniej.

Lokalizacja sali konferencyjnej

Równie ważna, jak wielkość, jest lokalizacja sali konferencyjnej. Weź to pod uwagę już na samym początku swoich poszukiwań. Wybierz miejsce, które znajduje się blisko ważnych punktów komunikacyjnych. Jeśli organizujesz konferencję w dużej aglomeracji, wynajmij salę jak najbliżej centrum, z dogodnym dojazdem z dworca kolejowego czy lotniska. Sala konferencyjna umiejscowiona w sercu miasta wpływa korzystnie na prestiż organizowanego wydarzenia. Lepiej zaprezentujesz się w oczach osób biorących udział w spotkaniu.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Kolejnym, istotnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę, wynajmując salę konferencyjną, jest jej wyposażenie oraz udogodnienia, jakie znajdują się w budynku i jego najbliższym otoczeniu. Dlatego warto zwracać uwagę na obiekty, które wyposażone są w takie dodatkowe elementy, jak stojaki dla rowerów czy miejsca parkingowe. Oczywiście wszystko zależy od tego, jak wiele osób będziemy gościć.

W sali konferencyjnej powinny znaleźć się sprzęty multimedialne niezbędne do przeprowadzenia spotkania biznesowego, np.: ekran, projektor, rzutnik, flipchart, dostęp do Wi-Fi. Dobrze, jeśli w ofercie znajdą się też takie udogodnienia, jak kawa i herbata czy możliwość zamówienia cateringu. Zwróć też uwagę na wystrój wnętrza. Nowoczesne, ale minimalistyczne rozwiązania sprawdzą się idealnie. Nie będą odciągać uwagi od przedmiotu spotkania. Klimatyzowana sala, wygodne meble zapewnią komfort Twoim gościom i będą istotne zarówno podczas długich, jak i krótkich spotkań biznesowych.

Koszt wynajmu sali konferencyjnej

Kluczowym czynnikiem przy wyborze sali konferencyjnej jest również jej cena. Dlatego warto najpierw dobrze przemyśleć, czego dokładnie oczekujemy od takiego miejsca, a potem dopiero sprawdzić oferty i wybrać tę najbardziej dogodną pod każdym względem. To, ile zapłacisz za wynajem sali konferencyjnej, zależy od wspomnianych wyżej czynników, czyli jej wielkości, lokalizacji oraz dodatkowych udogodnień, a także od czasu, na jaki wynajmujesz powierzchnię. Jeśli na przykład zdecydujesz się na wynajęcie sali konferencyjnej na całodzienne szkolenie, wskazane będzie zaoferowanie uczestnikom nie tylko napojów, ale też cateringu, a to podnosi koszty. Decydując się na wynajęcie sali, trzeba być w dużym stopniu przewidywalnym. Dobrym rozwiązaniem jest też zamówienie sali na więcej godzin, niż w rzeczywistości potrzebujesz, gdyż nierzadko dochodzi do różnego rodzaju opóźnień czy przedłużenia spotkań.

Jeśli szukasz sali konferencyjnej do wynajęcia w stolicy, skontaktuj się z warszawską firmą Beyond Office i poznaj więcej szczegółów.