Jak uniknąć chaosu w dokumentacji?

Niemal każdego dnia w firmach i organizacjach pojawiają się nowe dokumenty, zarówno te fizyczne, jak i w postaci cyfrowej. Nieuporządkowane stanowią narastający problem, a nawet ryzyko wycieku zgromadzonych w nich danych. Brak jasnych zasad przechowywania, nadmiar dokumentów i nieczytelna struktura ich obiegu to prosty przepis na katastrofę. Można jej jednak uniknąć. Jak to zrobić? Wszystko znajdziesz w tym artykule.

Archiwizacja dokumentów w firmie — dlaczego jest tak ważna?

Archiwizacja dokumentów pozwala na skuteczne zarządzanie zgromadzonymi dokumentami. Dzięki prawidłowo prowadzonemu procesowi ich porządkowania firmy i organizacje mogą zaoszczędzić cenny czas pracowników. Zamiast tracić go na poszukiwanie odpowiednich dokumentów w nieuporządkowanym stosie o wiele łatwiejsze będzie odnajdowanie dokumentów w logicznie zorganizowanym zbiorze.

Jednak wygoda to nie wszystko. Firmy, organizacje i instytucje są przede wszystkim zobligowane do przestrzegania przepisów prawa krajowego oraz prawa unijnego, czyli RODO. Choć niektóre przepisy mogą wydawać się problematyczne, to ich respektowanie jest uzasadnione — chaos w dokumentach sprzyja wyciekom danych. Stąd natomiast prosta droga do złamania prawa, gdy dane te wpadną w niepowołane ręce.

Dotyczy to nie tylko dokumentów fizycznych. Nie należy zapominać, że przechowywanie dokumentów firmowych odbywa się również za pomocą nośników cyfrowych: dysków, płyt CD, czy nośników USB. Narastająca cyberprzestępczość sprawia, że przedsiębiorcy coraz większą uwagę muszą zwracać także na tę część firmowej dokumentacji.  

Wielu podmiotów bardzo słusznie decyduje się na zlecenie archiwizacji dokumentów zewnętrznym firmom, takim jak Ekoakta. Ta sprawdzona marka, która działa na polskim rynku już od 2001 roku i jak dotąd obsłużyła ponad 20 000 klientów w zakresie archiwizacji, digitalizacji, odzyskiwania i niszczenia dokumentów.

Powstrzymaj chaos w dokumentacji firmowej

Przechowywanie dokumentów firmowych możesz zlecić fachowcom lub podjąć się tego zadania samodzielnie. Zanim jednak zdecydujesz się na opcję drugą, warto, abyś wiedział, jak przeprowadzić ją w sposób prawidłowy.

Archiwizacja dokumentów w firmie powinna rozpocząć się od ich pokatalogowania. Klucz, według jakiego się to odbywa, zależy od wielkości firmy i specyfiki branży. Duże podmioty gospodarcze mogą w tym celu potrzebować wiele miejsca i dedykowanego zespołu pracowników.

Dokumenty należy przechowywać tak, aby zachowane zostały wszystkie wymagane środki ostrożności:

• bezpieczne miejsce przechowywania, aby ograniczyć możliwość wycieku danych,
• zapewnienie sprawnego systemu obiegu aktualnych dokumentów,
• zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem i zniszczeniem.

Dokumenty można przechowywać w segregatorach, pudłach archiwizacyjnych, szafkach biurkowych, specjalnych meblach posiadających zabezpieczenia, a w przypadku danych cyfrowych w chmurze lub na zaszyfrowanych serwerach.

Należy także pamiętać, że podmioty przetwarzające dane osobowe często zobowiązane są do wieloletniego przechowywania dokumentów. Mowa tu nawet o 50 latach w przypadku aktów osobowych i dokumentacji pracowniczej, dokumentacji BHP związanej z narażeniem na czynniki szkodliwe, czy dokumentacji związanej z wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi.

Jeśli zależy Ci na uniknięciu chaosu w firmowej dokumentacji, możesz rozważyć oddelegowanie jej archiwizacji zewnętrznej firmie. To prosty sposób na uporządkowanie zasobów, zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami i odzyskanie cennego czasu, który przeznaczyć możesz na rozwój swojego biznesu.