Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Polska zajmuje wysokie miejsce wśród państw o największej konsumpcji papieru. Co więcej, prezentowane dane odnoszą się do europejskiej, ale również globalnej perspektywy, generując ogromne szkody dla środowiska naturalnego. Warto jednak pamiętać, że wykorzystywanie analogowych rozwiązań może wywoływać także chaos organizacyjny oraz spore straty dla samych przedsiębiorstw. W dzisiejszej publikacji przedstawiamy praktyczne metody na optymalizację obiegu dokumentów w każdej firmie!

Czy obieg dokumentów wpływa na wyniki?

Zdecydowanie! Przede wszystkim, właściwa organizacja pism pomaga usprawnić wewnętrzne procesy całego zespołu. W konsekwencji, wszelkie zadania realizowane są w sposób wydajny i zrównoważony, zwiększając produktywność podejmowanych starań. Co to oznacza w praktyce?

Tak przygotowana strategia zarządzania dokumentami zmniejsza ryzyku wszelkiego rodzaju pomyłek i opóźnień. Warto podkreślić, że profesjonalna koordynacja obniża koszty operacyjne biznesu. Ogromną rolę odgrywa tutaj automatyzacja. To właśnie skuteczne generowanie, ale również przetwarzanie, monitorowanie oraz archiwizacja dokumentów wspierają pracę osób zatrudnionych, co pozwala na sporą oszczędność czasu.

Finalny aspekt dotyczy kluczowego parametru każdego przedsiębiorstwa - satysfakcji oraz zaufania ze strony konsumentów. Doskonała rotacja dokumentów wpływa także na doświadczenia i odczucia osób korzystających z danej usługi lub produktu, poprawiając jakość obsługi klienta. Może to dotyczyć samych zamówień, ale też podpisywanych umów, uzgodnień lub reklamacji.

Szybka manipulacja dokumentami to skrócenie czasu odpowiedzi na wszelkie zapytania oraz wątpliwości. W efekcie, przemyślany obieg dokumentów sprzyja kreowaniu silnych relacji biznesowych, a jednocześnie mocnej pozycji rynkowej. Zatem, jakie techniki usprawniające warto wdrożyć?

Obieg dokumentów, czyli sprawdzone propozycje

Aby udoskonalić cyrkulację dokumentacji, należy podjąć kilka istotnych zmian - jedną z nich jest uproszczenie obowiązujących procedur. W tym celu zaleca się dokładne przeanalizowanie sposobu obsługi wszystkich akt, co pozwala zidentyfikować oraz wyeliminować zbędne akcje.

Może się bowiem okazać, że niektóre etapy całego procesu podlegają usunięciu lub  połączeniu w ramach innych aktywności. Takie działa przyczyniają się do zminimalizowania zagrożenia kosztownych pomyłek. O czym jeszcze warto pamiętać?

Wspomniana już automatyzacja ma ogromny wpływ na optymalizację wszystkich działań w tym zakresie. Wówczas należy rozpoznać te elementy codziennych zadań, które mają charakter powtarzalny, a następnie wykorzystać specjalne narzędzia. Dedykowane oprogramowanie może zastąpić zaangażowanie pracowników i skrócić czas procesowania dokumentacji. Czy istnieje rozwiązanie, które łączy opisane zasoby?

Baseline - Elektroniczny Obieg Dokumentów

Tak, a tym sposobem jest cyfryzacja. Posługiwanie się zaawansowaną technologią obiegu dokumentów generuje wiele korzyści, czego najlepszym przykładem jest system Baseline. Jak to działa w praktyce?
Elektroniczny Obieg Dokumentów to odpowiedź na potrzeby, ale również zagrożenia dzisiejszych przedsiębiorstw. Innowacja współpracuje z urządzeniami biurowymi, pozwalając na błyskawiczny transfer dokumentów - wszystko w oparciu o rozwiązania sieciowe i system operacyjny.

Ten inteligentny sekretariat z łatwością podlega integracji systemów ERP, a dostęp do baz danych GUS i VIES analizuje statusy podatników VAT, konta bankowe oraz kursy walut. Co więcej, Baseline automatycznie wysyła zlecenia do banku, obsługuje faktury, a nawet nadzoruje nadane przesyłki.

Złożony charakter pracy nie odzwierciedla się jednak w skomplikowanym interfejsie - wręcz przeciwnie! Zastosowana technologia wyróżnia się intuicyjnością i prostotą funkcjonowania po to, aby każda osoba zatrudniona nauczyła się obsługi w kilka godzin.

Inwestycja w niezawodny system obiegu dokumentów oznacza pełną kontrolę nad realizowanymi procesami, mniej pomyłek wynikających z czynnika ludzkiego, a jednocześnie większe zaufanie ze strony odbiorców usług. Baseline może być zatem kluczowym czynnikiem w budowaniu przewagi konkurencyjnej!