Program do faktur a KSeF – jak przygotować firmę na e-fakturowanie?

Prowadzisz własny biznes? Jeszcze nie masz programu do fakturowania, który jest zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur? Nie ma na co czekać, bo od 1 kwietnia 2026 roku znaczna część przedsiębiorców będzie obowiązkowo wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF. Dopełnij obowiązku i zobacz, jaki program do wystawiania faktur pozwoli Ci wygodnie połączyć się z systemem Ministerstwa Finansów, aby wygodnie wystawiać i odbierać elektroniczne faktury.

Od czego zacząć przygotowania do wystawiania faktur w KSeF? Wybierz dobry program do faktur!

Najpierw zweryfikuj, jak dziś wystawiasz faktury i gdzie mogą pojawić się problemy przy pracy w systemie KSeF. Dalej nie pozostaje Ci nic innego, jak wybrać program do faktur, który automatycznie łączy się z KSeF i obsługuje wystawianie i odbiór ustrukturyzowanych dokumentów.

Jeśli chcesz płynnie przejść na Krajowy System e-Faktur:

1. Sprawdź, kto w firmie będzie odpowiedzialny za wystawianie i wysyłkę faktur oraz nadaj tym osobom odpowiednie uprawnienia w systemie.
2. Zaplanuj szkolenie dla pracowników z nowego sposobu wystawiania faktur i obiegu dokumentów.
3. Upewnij się, że wybrany program do fakturowania zapisuje numer KSeF i status przyjęcia dokumentu.

A jeśli chcesz działać sprawnie i dostosować swoje przedsiębiorstwo do wymogów Ministerstwa Finansów, możesz wykorzystać program do fakturowania Symfonia eBiuro. To oprogramowanie dla przedsiębiorców, w ramach którego możesz w kilku krokach przeprowadzić pełną integrację z KSeF poprzez certyfikaty albo Token 2.0.

Masz już program do fakturowania? Zadbaj o poprawną integrację!

Funkcjonalny program do fakturowania z KSeF to podstawa, jeśli chcesz działać w zgodzie z przepisami i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Podczas wdrażania oprogramowania do fakturowania w firmie kluczowym etapem jest połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W przypadku Symfonia eBiuro proces ten przebiega szybko i wymaga jedynie przeprowadzenia kilku kroków.

Dostępne metody integracji w Symfonia eBiuro:

• Token – wygenerowany w systemie Ministerstwa Finansów i wklejony w oknie integracji.
• Certyfikat uwierzytelniający – poprzez wgranie plików .key i .crt wraz z hasłem do klucza prywatnego.

Po wprowadzeniu wymaganych danych wystarczy zatwierdzić integrację i odświeżyć status połączenia. Komunikat o aktywnym połączeniu oznacza, że system jest gotowy do wysyłania i odbierania dokumentów przez KSeF. W przypadku chwilowej niedostępności systemu państwowego możliwa jest dalsza praca w programie, a dokumenty zostaną przekazane po przywróceniu połączenia.

Jakie mogą być konsekwencje za brak dostosowania się do wymogów e-fakturowania?

Ministerstwo Finansów przewiduje, że kary za naruszenia przepisów dotyczących korzystania z systemu KSeF mogą wynieść nawet do 100% podatku wykazanego na fakturach wystawionych poza systemem. W przypadku braku informacji o podatku kara może wynieść 18,7% całkowitej kwoty wynikającej z faktury.

Warto jednak zaznaczyć, że MF zapowiedziało, iż w 2026 roku nie będą nakładane żadne sankcje na przedsiębiorców, którym nie udało się w pełni wdrożyć do systemu KSeF lub pojawiły się błędy w przygotowywanych dokumentach – o ile nie nastąpią rażące błędy.

Wszystko, co potrzebne w jednym programie do fakturowania – Symfonia eBiuro i KSeF

Gdy zdecydujesz się na wykorzystanie oprogramowania do wystawiania faktur, możesz przede wszystkim wygodnie wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane, a także skanować paragony, faktury kosztowe, digitalizować dokumenty oraz nadać osobie odpowiedzialnej za księgowość przedsiębiorstwa stosowne uprawnienia do pobierania, a nawet wystawiania faktur w Twoim imieniu.

A jeśli masz wątpliwości, możesz skorzystać z bezpłatnego 45-dniowego okresu próbnego na przetestowanie funkcjonalności programu do fakturowania Symfonia eBiuro dla firm. W tym czasie ocenisz, czy oprogramowanie sprosta potrzebom Twojej działalności i podejmiesz rozsądną decyzję – wdrażając program i jednocześnie integrując go z systemem KSeF.

Źródła:

1. https://ksef.podatki.gov.pl/konsultacje/
2. https://ksef.podatki.gov.pl/media/3joeacjv/srody-z-ksef_modul-iii_wystawianie-i-otrzymywanie-faktur.pdf
3. https://ksef.podatki.gov.pl/krok-po-kroku-jdg-i-msp/
4. https://ksef.pl/ksef-dla-kogo