Elektroniczny wniosek o urlop - oszczędność czasu i pieniędzy

Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w określonym w Kodeksie pracy wymiarze czasu. Może o niego wnioskować nawet kilka razy w roku, co przy większej liczbie pracowników, może sprawić, że zarządzanie wnioskami urlopowymi i czasem pracy stanie się bardzo trudne. Co więcej, osoby składające wnioski bardzo często dopytują o pozostały czas urlopu czy etap rozpatrzenia wniosku, przez co zajmują czas swoich przełożonych lub pracowników działu HR, co powoduje realne straty. Z tego właśnie względu warto ustanowić jasne procedury dotyczące urlopów oraz ułatwić sobie zarządzanie wnioskami za pomocą systemu pozwalającego na składanie wniosków elektronicznych.

Wniosek elektroniczny – jak to działa?

Elektroniczne wnioski urlopowe to rozwiązanie korzystne zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracowników. Nowoczesne systemy, np. inewi.pl, zapewniają transparentność i elastyczność procesów związanych z przyznawaniem urlopów. Przede wszystkim proces jest uruchamiany natychmiastowo, co oznacza, że pracownik ma bezpośredni wgląd w ilość dostępnych dni urlopu oraz status sprawy. System pozwala także sprawdzić, kto i do kiedy jest na urlopie. Jest to bardzo duże ułatwienie, dzięki któremu można wyznaczyć niezbędne zastępstwa bądź zmodyfikować funkcjonowanie poszczególnych działów.

Wprowadzenie wniosków elektronicznych jest bardzo korzystne dla firmy oraz dla pracowników. Pracownicy za pomocą kilku kliknięć mogą dowiedzieć się, ile dni urlopu im przysługuje oraz złożyć wniosek. Pracodawca zyskuje oszczędność czasu i pieniędzy, ponieważ proces przyznawania urlopów jest w pełni zautomatyzowany. Dzięki systemowi można wyeliminować wiele czasochłonnych i uciążliwych formalności, a także poprawić komunikację i znacząco zmniejszyć ilość konfliktów, które często wiążą się z planem urlopowym.

Wniosek elektroniczny – co się w nim znajduje?

W Kodeksie pracy nie ma ustalonej formy składania wniosków o urlop, dlatego mogą one mieć zarówno formę papierową, jak i elektroniczną. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule - Jak wypełnić wniosek urlopowy? W przypadku wniosku elektronicznego wszystko podane jest niemalże na tacy. Przede wszystkim taki wniosek ma automatycznie nadany numer, co ułatwia ewidencję. Pracownik podaje w nim rodzaj urlopu, np. wypoczynkowy, dokładną datę rozpoczęcia urlopu oraz liczbę dni urlopu. Przy okazji ma możliwość sprawdzenia, ile dni urlopu ma do wykorzystania.

System automatycznie wylicza liczbę wykorzystanych i niewykorzystanych dni urlopu, dzięki czemu pracownik zajmujący się urlopami nie musi samodzielnie liczyć czy szukać informacji. We wniosku elektronicznym znajduje się także opcja pominięcia weekendów i świąt oraz możliwość dodania opcjonalnej notatki czy załączników. Dzięki elektronicznemu systemowi składania wniosków pracownik ma możliwość szybkiego i wygodnego złożenia podania o urlop, a pracodawca może łatwo stworzyć przejrzysty grafik urlopów dla wszystkich pracowników. Pozwala to przyspieszyć wiele procedur, a tym samym zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy.