Dania jest często postrzegana jako kraj przyjazny przedsiębiorcom, oferujący stabilne warunki do prowadzenia działalności gospodarczej. Mimo to, tamtejszy system księgowo-podatkowy bywa złożony i pełen wyzwań, które mogą stanowić barierę dla osób bez odpowiedniego przygotowania. W niniejszym artykule przyjrzymy się najistotniejszym problemom, z jakimi można się spotkać w duńskiej księgowości, a także podpowiemy, jak skutecznie sobie z nimi radzić.

Różnice kulturowe i językowe

Duńska kultura biznesu opiera się na zaufaniu, otwartej komunikacji i wysokim poziomie transparentności. Pomimo powszechnej znajomości języka angielskiego wśród Duńczyków, w sferze urzędowej i księgowej niejednokrotnie niezbędna jest znajomość języka duńskiego. Wiele ważnych dokumentów, ustaw czy informacji dostępnych jest bowiem wyłącznie w języku urzędowym, co może stanowić poważne utrudnienie dla obcokrajowców pragnących założyć i prowadzić firmę w Danii.

Największym wyzwaniem w tym obszarze bywa terminologia księgowa i podatkowa, pełna niuansów i skomplikowanych pojęć. Bez właściwego zrozumienia pojęć dotyczących lokalnych przepisów łatwo o błędy, zwłaszcza przy sporządzaniu zeznań podatkowych czy rozliczeń z urzędami. Jednocześnie Dania często wprowadza zmiany legislacyjne, co wymaga nieustannego aktualizowania wiedzy.

Jak sobie z tym poradzić?

• Nauka podstaw języka duńskiego – warto zainwestować czas i środki w kurs językowy, zwłaszcza jeśli planuje się długoterminowe prowadzenie działalności na terenie tego kraju.
• Wsparcie biura księgowego – profesjonalne biura rachunkowe świadczące usługi w języku polskim lub angielskim mogą okazać się kluczowe w pierwszym etapie rozwoju biznesu, gdy ryzyko błędów formalnych jest największe.
• Konsultacje z doradcą podatkowym – wykwalifikowani doradcy mogą pomóc w analizie zmian prawnych i dostosowywaniu się do nowych wymogów

Skomplikowany system podatkowy i wysokie obciążenia fiskalne

Dania słynie z jednego z najwyższych poziomów opodatkowania na świecie, co wiąże się z wieloma udogodnieniami socjalnymi dla mieszkańców. Z punktu widzenia przedsiębiorcy lub księgowego oznacza to jednak konieczność funkcjonowania w systemie pełnym rozmaitych danin i regulacji. Podstawowe stawki VAT (duń. moms) w Danii sięgają 25%, istnieją również liczne zasady dotyczące ulg, zwolnień czy sposobu rozliczeń w imporcie i eksporcie.

Przepisy związane z opodatkowaniem dochodów osób fizycznych są równie zawiłe. Wysokość podatku dochodowego zależy między innymi od progu podatkowego, a także od dodatkowych opłat i składek, np. na rzecz rynku pracy. Dla cudzoziemców zatrudnionych w Danii przewidziane są czasem szczególne zasady, co może prowadzić do konieczności stosowania indywidualnych rozwiązań rozliczeniowych.

Jak sobie z tym poradzić?

• Regularne szkolenia z zakresu prawa podatkowego – przepisy podatkowe w Danii są często modyfikowane, dlatego stałe śledzenie zmian pozwala uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji i kar finansowych.
• Opracowanie optymalnej struktury biznesu – w zależności od rodzaju działalności, rozważyć można różne formy prawne (np. ApS – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością). Prawidłowy wybór formy działalności ma kluczowe znaczenie dla efektywności podatkowej.
• Korzystanie z pomocy doradcy podatkowego – w obliczu złożoności duńskiego systemu podatkowego samodzielne podejmowanie decyzji może prowadzić do błędów. Specjalista pomoże zaplanować strategię optymalnych rozliczeń.

Terminowość i rygorystyczne kontrole

Duńskie urzędy słyną z wysokiego poziomu rygoru w egzekwowaniu obowiązków podatkowych i księgowych. Zarówno spóźnienia w składaniu deklaracji, jak i błędy formalne mogą skutkować nakładaniem wysokich kar finansowych. Ponadto duński urząd skarbowy (SKAT) oraz inne organy kontrolne stosunkowo często przeprowadzają kontrole, zwłaszcza wobec przedsiębiorstw zagranicznych lub nowo założonych.

Kluczową kwestią jest terminowe zgłaszanie wszelkich zmian dotyczących przedsiębiorstwa, w tym zmiany adresu siedziby, formy prawnej, zakresu prowadzonej działalności czy sposobu opodatkowania. Obowiązuje bowiem zasada, że niewiedza nie zwalnia z odpowiedzialności – jeśli obowiązek dokumentacyjny nie zostanie dotrzymany, przedsiębiorca ponosi konsekwencje niezależnie od tego, czy uchybienie wynikało z nieznajomości przepisów.

Jak sobie z tym poradzić?

• Kalendarz księgowy – warto sporządzić własny, szczegółowy kalendarz, w którym uwzględni się wszystkie obowiązujące terminy składania deklaracji VAT, raportów rocznych czy wpłat zaliczek na podatek.
• Automatyzacja i przypomnienia – wykorzystanie systemów księgowych z modułami przypomnień o zbliżających się terminach może znacząco ograniczyć ryzyko przeoczeń.
• Stała współpraca z biurem rachunkowym – doświadczone biuro rozumie specyfikę duńskiego systemu i pilnuje terminów w imieniu klienta, minimalizując ryzyko kar.

Rozbudowana ewidencja i wymogi sprawozdawcze

W Danii, podobnie jak w wielu innych krajach Unii Europejskiej, rośnie znaczenie sprawozdawczości elektronicznej. Firmy zobowiązane są do składania deklaracji VAT drogą elektroniczną, a coraz częściej także do korzystania z platform e-fakturowania (np. przy współpracy z sektorem publicznym). Dodatkowo spółki kapitałowe muszą sporządzać roczne sprawozdania finansowe zgodnie z duńskimi standardami rachunkowości (lub w niektórych przypadkach Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej – MSSF).

Księgowi w Danii muszą przywiązywać szczególną uwagę do precyzyjnego dokumentowania wszystkich transakcji. Wymagana jest wysoka szczegółowość ewidencji, zwłaszcza w przypadku eksportu, importu i transakcji wewnątrzunijnych. W dodatku część raportów trzeba składać do duńskiego Urzędu Statystycznego (Danmarks Statistik), co oznacza dodatkowe obowiązki administracyjne.

Jak sobie z tym poradzić?

• Implementacja kompleksowych systemów księgowych – korzystanie z nowoczesnych programów (np. e-conomic, Dinero, Navision) pozwala szybko i sprawnie generować wymagane raporty.
• E-fakturowanie i integracje systemowe – warto zautomatyzować procesy fakturowania i komunikację z kontrahentami, by zmniejszyć ryzyko błędów.
• Skrupulatne archiwizowanie – duńskie przepisy przewidują obowiązek przechowywania dokumentacji przez określoną liczbę lat (zazwyczaj 5). Upewnij się, że dokumenty są kompletne i łatwo dostępne w razie kontroli.

Składki i system ubezpieczeń społecznych

Choć w Danii większość świadczeń społecznych finansowanych jest z podatków, przedsiębiorcy i pracownicy nadal są zobowiązani do uiszczania składek na ubezpieczenia oraz opłacania innych danin publicznych. Wysokość składek i sposób ich rozliczania potrafią zaskoczyć, zwłaszcza osoby przyzwyczajone do polskiego systemu.

Na przykład, w przypadku pracowników, przedsiębiorca musi pamiętać o tzw. ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension – dodatkowa emerytura), a także o składkach na ubezpieczenie od bezrobocia czy urlopowych. Dla cudzoziemców zatrudnionych w Danii mogą obowiązywać odrębne reguły, np. jeśli przebywają w kraju tymczasowo.

Jak sobie z tym poradzić?

• Dokładna analiza warunków umowy o pracę – jeszcze przed zatrudnieniem pracownika warto uzgodnić wszystkie dodatkowe składki i ubezpieczenia, co pomoże uniknąć nieporozumień i niedopłat.
• Kontakt z urzędami – w razie wątpliwości można skontaktować się z właściwą jednostką (np. SKAT), aby uzyskać wiążącą interpretację przepisów.
• Monitorowanie zmian w przepisach socjalnych – duńskie przepisy socjalne i ubezpieczeniowe podlegają okresowym modyfikacjom, dlatego księgowi powinni być na bieżąco z aktualnym stanem prawnym.

Rozliczenia międzynarodowe i transgraniczne

W dobie globalizacji wiele duńskich firm rozwija się na rynkach międzynarodowych, co wymaga skutecznej koordynacji rozliczeń pomiędzy różnymi krajami. Przedsiębiorstwa działające w Danii i Polsce napotykają na dodatkowe wyzwania związane z ustalaniem prawidłowych stawek podatkowych, obowiązków rejestracyjnych czy miejscem opodatkowania usług.

Przykładowo, w przypadku usług świadczonych na rzecz kontrahentów z innych państw Unii Europejskiej, trzeba uwzględnić regulacje unijne dotyczące VAT (tzw. zasada odwrotnego obciążenia, miejsce świadczenia usług, rejestracja do VAT-UE). Przy imporcie towarów dochodzą dodatkowe formalności celne.

Jak sobie z tym poradzić?

• Zrozumienie przepisów unijnych – dokładna znajomość dyrektyw UE dotyczących VAT i handlu wewnątrzwspólnotowego jest niezbędna, by zapobiec kosztownym błędom.
• Współpraca z międzynarodowymi biurami rachunkowymi – w przypadku rozbudowanej działalności transgranicznej warto skorzystać z usług księgowo-doradczych firm specjalizujących się w rozliczeniach międzynarodowych.
• Weryfikacja kontrahentów – przed rozpoczęciem współpracy z zagranicznym partnerem warto sprawdzić jego status podatkowy (np. poprzez system VIES), aby prawidłowo naliczać VAT.

Raportowanie ESG i zrównoważony rozwój

W ostatnich latach rośnie w Danii znaczenie raportowania w obszarze ESG (Environmental, Social, Governance) – czyli czynników związanych z ochroną środowiska, odpowiedzialnością społeczną oraz ładem korporacyjnym. Coraz więcej firm, zwłaszcza tych większych lub działających na rynkach międzynarodowych, jest zobowiązanych do publikowania raportów ESG.

Z perspektywy księgowości oznacza to konieczność prowadzenia dodatkowych rejestrów, analizowania wpływu działalności na środowisko czy społeczność lokalną oraz opracowywania polityk z zakresu zrównoważonego rozwoju. Ponadto firmy mogą być zobligowane do przedstawiania informacji o łańcuchu dostaw, zużyciu energii czy emisji CO₂.

Jak sobie z tym poradzić?

• Implementacja systemów wspierających raportowanie ESG – istnieją dedykowane narzędzia ułatwiające zbieranie danych potrzebnych do opracowania takich raportów.
• Edukacja zespołu księgowego – księgowi powinni rozumieć, jak gromadzić i interpretować dane niefinansowe, takie jak wskaźniki środowiskowe czy społeczne.
• Integracja działań z ogólną strategią firmy – raportowanie ESG nie powinno być postrzegane jedynie jako obowiązek administracyjny, lecz jako element kształtowania zrównoważonego modelu biznesowego.

Digitalizacja i cyberbezpieczeństwo

Dania od lat przoduje w digitalizacji administracji publicznej, co przekłada się na wysoki poziom informatyzacji procesów księgowych. Od firm wymaga się więc wykorzystywania narzędzi online do rozliczeń, składania deklaracji czy kontaktu z urzędami. Choć to duże udogodnienie, wiąże się także z potencjalnymi zagrożeniami w obszarze cyberbezpieczeństwa.

Przedsiębiorcy przechowują coraz większe ilości wrażliwych danych w formie elektronicznej, co rodzi ryzyko ataków hakerskich lub wycieków. Duńskie regulacje, ściśle dostosowane do unijnego RODO, nakładają na firmy obowiązek ochrony danych osobowych, w tym również danych finansowych pracowników i klientów.

Jak sobie z tym poradzić?

• Inwestycja w bezpieczną infrastrukturę IT – regularne aktualizacje oprogramowania, szyfrowanie danych i wdrożenie polityki haseł to podstawa w każdym przedsiębiorstwie.
• Szkolenia pracowników – nawet najlepsze systemy zabezpieczeń nie uchronią firmy przed błędami ludzkimi, dlatego pracownicy muszą wiedzieć, jak rozpoznawać próby wyłudzenia danych.
• Plan awaryjny i kopie zapasowe – regularne wykonywanie kopii zapasowych krytycznych danych oraz posiadanie scenariusza postępowania w razie awarii lub ataku jest niezbędne.

Współpraca z urzędami i instytucjami

Duńskie urzędy, takie jak SKAT czy Danmarks Statistik, działają sprawnie i profesjonalnie, jednak dla obcokrajowców mogą być trudne w obsłudze z uwagi na wspomnianą wcześniej barierę językową i różnice proceduralne. Właściwa komunikacja z tymi instytucjami jest kluczowa, aby uniknąć nieporozumień, niepotrzebnych wezwań do uzupełnienia dokumentów czy nałożenia kar.

Jak sobie z tym poradzić?

• Bezpośredni kontakt – w przypadku wątpliwości co do interpretacji przepisów warto zadzwonić lub napisać do SKAT. Duńczycy cenią bezpośredniość i chętnie wyjaśniają kwestie podatkowe.
• Pilnowanie korespondencji – wszelkie pisma urzędowe powinny być analizowane niezwłocznie. Warto upewnić się, że podany w urzędzie adres do korespondencji jest aktualny.
• Dokumentowanie kontaktów – każdy kontakt z urzędem (mail, rozmowa telefoniczna) powinien być notowany, aby w razie rozbieżności móc udokumentować uzyskane informacje.

Księgowość w Danii stawia przedsiębiorcom i księgowym szereg wyzwań: od wysokich obciążeń podatkowych, przez rozbudowane wymogi sprawozdawcze, aż po konieczność dostosowania się do nieustannie zmieniających się przepisów i rozwiązań technologicznych. Kluczowe znaczenie ma tu zarówno znajomość duńskiego języka i kultury biznesu, jak i umiejętność sprawnego poruszania się w gąszczu regulacji prawnych.

Aby skutecznie radzić sobie z tymi wyzwaniami, warto postawić na profesjonalizm i ciągły rozwój: korzystać z pomocy doświadczonych biur rachunkowych, konsultować się z doradcami podatkowymi, inwestować w nowoczesne narzędzia księgowe i regularnie doszkalać się w zakresie przepisów. Dzięki temu można nie tylko zminimalizować ryzyko błędów oraz kar finansowych, ale także skupić się na rozwijaniu biznesu i korzystaniu z atutów, jakie oferuje Dania – stabilności ekonomicznej, innowacyjnego otoczenia gospodarczego oraz wysokiej jakości życia.